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マーケティングコラム

本当に効果を出す業務改善の正しいやり方

経営・マネジメント 2017/11/08

組織の規模が大きくなっていく。
社員数が増え、社歴が長くなり、また各部門が大きくなるにつれて、組織は硬直化しやすくなっていきます。
それによって事業活動に弊害が出てくるようになります。

その弊害をなくす、もしくは是正するための有力な方法として業務改善があります。

 

【目次】
1.そもそも業務改善とは何か?
2.業務改善の3つの大きな要素
3.業務改善によって得られるメリット
4.まとめ

そもそも業務改善とは何か?

なぜ業務改善が必要になってくるのでしょうか?

事業経営を行っていれば、日々、大なり小なり何らかの業務を遂行することになります。
しかし時間が経つにつれ、業務に関わる人数や工数が増えていくと、常に業務改善を意識しなければ、効率が悪くなっていきます。
既存の方法を続けていくと、何かしらの問題や課題を常に抱えながら業務を進めることになっていくのです。

コストパフォーマンスが悪い、ミスが多くなる、仕事に無駄が多い、時間がかかる等、皆さんも日々の業務で多くの問題を抱えていませんか?

これらの問題をその場しのぎの対症療法で対応しても、部分的に良くなることはありますが、全体の流れで見たときの根本的な解決には至りません。

根本的に解決するには、業務全体の流れを見直すことが重要です。
業務の進め方、関わる人の役割、そもそもの業務のあり方など、根本的に洗い直していく必要があります。

また1つの業務だけを改善するのではなく、複数の業務を改善することで、結果として事業経営全体の業務が改善され、それらが相乗効果を起こしてさらなる業務改善効果が期待できます。

業務改善の3つの大きな要素

業務改善には、3つの大きな要素があります。

Q:(Quality)品質
C:(Cost)コスト
D:(Delivery) 時間

上記の3要素の最適化をまんべんなく図ることで、業務改善の効率化に結びつけていきます。

高品質で、コストを抑えて、短時間で達成する。

これらの3要素は相反するため、並立させることは難しいかもしれませんが、常にこの3要素の最適化を図ることで、完全とまでいかなくても、業務改善を遂行することができます。

業務改善によって得られるメリット

業務改善は組織全体の業務を改善する取り組みなので、達成するとメリットは全社的な範囲に及びます。
主なメリットを挙げてみると、以下のようになります。

① 仕事の効率・能率アップ
② コスト削減
③ 働く人のモチベーションの向上

上記以外はもちろん、実は見えないところでも数多くの効果があります。

では、業務改善を成功に導くためにはどうすればいいのか。
下記の要素をチェックすることが大切です。

働く人 
1.適切な人員で取り組まれているか
2.その業務に携わるための能力があるか
3.モチベーションは高いか

手順
1.段取りがうまくできているか
2.作業工程が複雑でないか
3.ワークフローが適切か

目的
1.売上が上がっているか
2.お客様のためになっているか
3.社内の業務が円滑に進んでいるか

現在はすべてに該当していたとしても、時間が経つにつれて、徐々に上記のチェック事項に当てはまらなくなってくることも多いです。
定期的に振り返って、常に上記の項目に当てはまっているかどうかを確認するようにしましょう。

まとめ

・業務改善とは業務全体の流れを見直すこと。この作業を怠り、既存の方法を続けていると、コストパフォーマンスが悪い、ミスが多くなる、仕事に無駄が多い、時間がかかる等、さまざまな課題が発生してくる。

・業務改善を遂行するには、「Q:(Quality)品質」「C:(Cost)コスト」「D:(Delivery)時間」を意識することが大事。

・業務改善のメリットは全社的な範囲に及ぶ。そのため、業務全体の流れが適切か、上記のチェック事項を参考に常に見直すことを意識すべき。

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